A kárbejelentés alapján eljáró szerv a károsodással érintett terület szerint illetékes megyei kormányhivatal. A mezőgazdasági termelőnek a mezőgazdasági káreseményt, valamint a mezőgazdasági káresemény által okozott várható hozamcsökkenés mértékét az erre a célra kialakított elektronikus káresemény-bejelentő felületen, a mezőgazdasági káresemény bekövetkezésétől számított tizenöt napon belül kell bejelenteni. A hozamcsökkenést okozó aszály, belvíz, téli fagy vagy mezőgazdasági árvíz esetén a mezőgazdasági káresemény bekövetkezésének - az időjárási jelenség és természeti esemény bekövetkezésének tényleges időpontjától függetlenül - azt az időpontot kell tekinteni, amikor a károsodással érintett területen termesztett növénykultúrán a károsodás első alkalommal észlelhetővé válik - írja a NAK.
A hozamcsökkenést okozó felhőszakadás, jégeső, tavaszi fagy, őszi fagy vagy vihar esetén a mezőgazdasági káresemény bekövetkezésének azt az időpontot kell tekinteni, amikor az időjárási jelenség és természeti esemény a károsodással érintett területen bekövetkezik. A használatban lévő termőföldön a kárbejelentést legkésőbb a tervezett betakarítás vagy a károsodással érintett terület más növénykultúrával való hasznosítását megelőző talaj-előkészítés előtt tizenöt nappal kell megtenni. A sürgős betakarítás, vagy a terület kármentése esetén javasolt az illetékes Kormányhivatalt értesíteni és kérni a szemle mielőbbi lefolytatását. Fontos információ, hogy a kormányhivatal a várható hozamcsökkenés mértékét az adott mezőgazdasági káresemény, a károsodással érintett terület, valamint a károsodással érintett területen beazonosításra alkalmas állapotban található növénykultúrák vonatkozásában állapítja meg.
A kormányhivatalnak a döntésében foglaltakat a lábon álló növénykultúra vonatkozásában kell megállapítania, ha a növényben vagy a termőre fordult növény termésében a mezőgazdasági káresemény észlelhető sérülést okozott. A hozamcsökkenés megállapítása során drónfelvételek és határszemle során rögzített adatokat is figyelembe vehetik. A termesztő berendezésben termesztett fóliás és üvegházi növénykultúrák (amelyek tenyészidejük teljes vagy túlnyomó részében üvegház, illetve stabil vagy mobil, ember számára járható, merev vagy rugalmas műanyagból készült termesztő berendezés alatt növekednek, amelybe nem tartozik bele a talajtakaró fólia, az ember számára nem járható üvegbúra vagy fóliaalagút, és az üvegfedelű hordozható keret használata) esetében nem lehet kárbejelentést tenni aszálykárra és aszály, belvíz, felhőszakadás, jégeső, mezőgazdasági árvíz, őszi fagy, tavaszi fagy, téli fagy vagy vihar által a termelőeszközökben okozott károkra.