A projektben résztvevő csapatot kérdeztük a vállalatirányítási rendszer bevezetésével kapcsolatos tapasztalataikról, terveikről.
Az Alfaseed Kft-ről
Az Alfaseed Kft. a hazai és nemzetközi vetőmag-kereskedelem jelentős szereplője. A vetőmagok tisztítása mellett, bértermeltetéssel és nemesítéssel is foglalkozó vállalkozás Európa szinten ismert és elismert márkát képvisel. Az innovációra való törekvés mélyen beleivódott a céges kultúrába, legyen szó a mezőgazdasági gépparkról, vagy az üzem felszereltségéről. Az innovációra való törekvés hajtotta ifj. Fazekas Miklóst, az Alfaseed Kft. ügyvezető igazgatóját akkor is, amikor megálmodta a raktárkezelést megújító informatikai rendszert. Egy olyan megoldást keresett, amely hosszú távon, legalább 10-15 évig segítheti a vállalat működését, és fejlődését.
Hogyan lesz raktári modernizációból ERP bevezetés?
Miklós fejéből pattant ki az ötlet, hogy szeretne a feldolgozásra váró és feldolgozott vetőmagok raktári helyzetéről pontos nyilvántartást vezetni. Az évi 5000 tonna vetőmag mozgásának, feldolgozásának és helyzetének regisztrációja azonban rendkívül összetett feladatnak bizonyult. Először a Pozi nevű rendszerre találtak rá, amely képes térképszerűen megjeleníteni a raktárban tárolt termékeket, így segítve azok megtalálását. Ugyanakkor a Pozinak, mint megjelenítő rendszernek, szüksége van valamilyen háttérrendszerre, amely az adatokat szolgáltatja a tárolt termékekről.
A 2018-ban bevezetett, meglévő vállalatirányítási rendszerük azonban nem volt integrálható a Poziba. Erre érkezett a megoldás a gyártótól, akik egy korábbi projekt kapcsán ajánlották a Microsoft Dynamics 365 Business Centralt és a MultiSoft Kft.-t.
A kiválasztás szempontjai
A kiválasztás során három szempont játszott meghatározó szerepet. Első szempont a Pozival való integrálhatóság volt. A Business Centralban a MultiSoft munkatársai készítették el az integrációt, így biztosítva a szükséges kapcsolatot a két rendszer között.
A következő szempont a rendszer helytől független elérhetősége volt.
“Nagyon fontos volt számunkra, hogy a munkatársak a szántóföld mellől, másik országból, vagy akár otthonról is elérhessék a munkájukhoz elengedhetetlen adatokat”
- tette hozzá ifj. Fazekas Miklós, ügyvezető.
A mobilitás azonban nem csak az adatok hozzáférhetőségét hozta magával, hanem azok pontosabb adminisztrációját is elősegítette. Ha a dolgozó azonnal el tudja végezni az adminisztrációt - akár egy raktári mozgásról, vagy egy megrendelés felvételéről legyen szó - az segíti a pontosabb adatbevitelt, így az ERP rendszerben mindig aktuális adatokat láthatnak a kollégák. A megoldás itt is a felhős üzemeltetés volt, így a Business Central újabb pontot szerzett a kiválasztási folyamatban.
Ha a holdról nem is, de akár otthonról, vagy a szántóföld közepéről is meg tudom nézni, hogy éppen mennyi készletünk van egy adott vetőmagból. – mesélte el Nagy Judit, az Alfaseed Kft. office menedzsere.
A harmadik szempont az iparági ajánlás volt. Az Alfaseed munkatársai a piacot megvizsgálva több iparági szereplőt is megkérdeztek, hogy milyen ERP rendszert ajánlanának.
“A megkérdezett cégek közül rengetegen ajánlották a Business Centralt a mezőgazdasági profilú vállalatok számára.”
- tette hozzá Tüdős Sándorné Ilona az Alfaseed Kft. pénzügyi vezetője.
A rendszer integrálhatósága, a felhős elérhetőség és az iparági ajánlások alapján az Alfaseed munkatársai biztosak lehettek abban, hogy a választott megoldás minden szempontból megfelel az elvárásaiknak és a vállalat igényeinek. Nem is volt más hátra, mint belefogni egy kihívásokkal teli Business Central bevezetési projektbe.
A projekt tanulságai
A projektért felelős csapat elmondása alapján a sikeres bevezetés legfontosabb elemei:
- Megfelelő partner és rendszer kiválasztása
- Projektmenedzser szerepe
- Érintett kollégák bevonása a tervezés során
- Projektszponzor támogatása
A partner kiválasztásánál nagyon fontosnak tartották, hogy meglegyen a “kémia”. Nem elég, ha a partner jól ért a termékhez, arra is szükség van, hogy könnyen tudjanak együtt dolgozni, megértsék egymást. Nagy Judit kiemelte:
“A fejlesztőnek el kell tudnia magyarázni, hogy mi hogyan működik a rendszerben, és fontos, hogy ők is pontosan megértsék a mi igényeinket. Szerencsére a multisoftos kollégákkal nagyon jól megtaláltuk a közös hangot.”
A projektmenedzser feladata, hogy összefogja a fejlesztési javaslatokat, és zökkenőmentessé tegye a kommunikációt a bevezető partner és a belső érintettek között. Szerepe elengedhetetlen a hatékony munkaszervezésben és a határidők betartásában. Gazsó Péter, az üzemvezető így írta le a jó projektmenedzser munkáját:
"Ez nem azt jelenti, hogy hetente kiküld egy e-mailt az elvégzendő feladatokról, hanem hogy tényleg odamegy a kollégákhoz, és eléri, hogy a munka el legyen végezve."
Judit aki a projektmenedzserként vesz részt a bevezetésben elmondta, hogy rendkívül fontos, hogy a rendszer későbbi felhasználói már a tervezési szakaszban be legyenek vonva. Ez segíti elő, hogy a kollégák az éles indulás után elfogadják az új folyamatokat, valamint hogy olyan funkcionalitás kerüljön megvalósításra, amely tényleg segíti a felhasználók munkáját:
“Volt olyan, hogy egy munkatárs visszajelzése után teljesen újragondoltunk egy funkciót, mert rámutatott egy olyan tényezőre, amelyre nem is gondoltunk volna. Így végül egy tényleg jó irányba tudott elmozdulni a fejlesztés.”
A projektszponzor feladata is jóval több az anyagi erőforrások biztosításánál. Támogatása elengedhetetlen az esetlegesen felmerülő nehézségek áthidalásában, a vízió megtartásában.
A bevezetés nagy tanulsága, hogy az elhivatott, szakértő bevezető partneren felül legalább akkora szükség van egy kitartó, jól összerakott projektcsapatra is, akik beleteszik a munkát a tervezésbe, tesztelésbe és az új folyamatok elsajátításába is.
A Business Central testreszabása
Az Alfaseed munkamenetének általános adminisztrációjára a Business Central sztenderd funkcionalitása is megoldást nyújtott. Szükség volt azonban testreszabásokra, fejlesztésekre is. Ezek tették lehetővé, hogy a vállalatirányítási rendszer tökéletesen lefedje a megálmodott raktári és gyártó folyamatokat.
A MultiSoft által fejlesztett MobileNAV -ot használjuk arra, hogy a raktárban lévő fémzáras zsákokat ellássuk RFID tagekkel, majd szükség esetén azonosítsuk ezeket a zsákokat.
– tette hozzá Törőcsik Dávid, raktárvezető.
A MobileNAV és Business Central segítségével regisztráljuk a tisztítási folyamatokat is, így az adatbevitelhez nem kell számítógéphez ülni, hanem egy erre kijelölt mobileszköz segítségével azonnal regisztrálni tudjuk a folyamat különböző lépéseit. Ehhez gyártási rendeléseket készítünk Business Centralban, amelyeket a MobileNAV-on megjelenítve minden további adminisztrációt mobileszközökön végzünk el.
- egészítette ki Gazsó Péter, üzemvezető.
Eredmények, tervek
Törőcsik Dávid arról számolt be, hogy az éles indulást és oktatásokat követő egy hónapon belül a raktári dolgozók már készség szinten használják az új rendszert.
Nekem nagyon nagy öröm volt, hogy valamelyik este lementem az üzembe, és megkérdeztem egy kollégát, hogy egy adott tételből mennyi van. Azt mondta, hogy nem tudja, de mindjárt megnézi a rendszerben. És így is lett. Hát pont ezt szerettük volna elérni a bevezetéssel.
– lelkendezett Miklós.
A raktári és gyártó modul bevezetése után azonban tovább folynak a munkálatok.
Jövő év elejére tervezünk elindulni a pénzügyi modullal is. Addigra már naprakész adataink lesznek a gyártásról, így ha hozzáadjuk a számlázással kapcsolatos folyamatokat is, akkor már egy kerek, mindenre kiterjedő, integrált információs rendszer lesz a kezünkben.
– emelte ki Tüdős Sándorné Ilona, pénzügyi vezető.
A fejlesztés soha nem áll le, ahogy változik a cég, úgy kell a vállalatirányítási rendszernek is fejlődnie velünk.
– szögezte le Miklós.
(x)
