Aki még nem találkozott vele, annak az integrált vállalatirányítási rendszer (ERP) kifejezés egy meglehetősen bonyolult koncepciót takarhat. Pedig a rendszer és működése könnyen megérthető, és számtalan előnyt kínálhat az agrárvállalkozásoknak is. Kiss Fanni, az AB Consulting Group Zrt. vezérigazgatója elmondta, hogy az adatintegráció és az átláthatóság nagyon fontos része az ERP megoldásoknak, ahogy a hatékony erőforrás-kezelés is. A szakember kiemelte, hogy a rendszer segít az erőforrások, a munka- és erőgépek vagy akár a földtáblák kezelésében és optimalizálásában, de ezek mellett ott van például a HR modul, amely a személyügyi adminisztrációval könnyítheti meg a cég működését. Az adatintegráció esetében kiemelten fontos, hogy ezek a rendszerek egységes adattörzzsel dolgoznak, vagyis egy adat egy van tárolva, így érhető el, hogy ha valahol módosítunk az adaton, akkor az adattörzsig eljut a változás, így minden képernyőn ugyanazt az információt kapjuk vissza. Ha valakinek fontos a nyomon követés, a visszakereshetőség, az adatkonzisztencia, a mindig naprakész információ – például egy raktárkészlet esetében –, azt így tudja elérni. Kiss Fanni hozzátette, hogy mindezek mellett a vállalatirányítási rendszer a vállalatok üzleti működésének pénzügyi, számviteli, logisztikai, humán, gyártási és raktározási területeit foglalja magába. A rendszer a vállalkozások napi üzleti tevékenységeit átfogóan, egy egységes platformon tudja kiszolgálni, de – ahogy arra a szakember külön felhívta a figyelmet –, nem összekeverendő egy könyvelő programmal.

A vállalatirányítási rendszerek használata a mai digitális világban elengedhetetlen, mert az információ hatalom. Ezek a rendszerek ugyanis segítik a döntéshozatalt, és azonnali, valós idejű információkhoz juttatják a vezetőket. Támogatják, sokszor elvégzik a minőség-ellenőrzésnek, a szabályozási követelményeknek, törvényi előírásoknak, jogszabályoknak, akár számviteli vagy áfatörvény, vagy bármilyen más elvárásnak való megfelelés egyébként rendkívüli pontosságot, szaktudást igénylő feladatait

– mondta Kiss Fanni.

Magyar Balázs, a társaság ügyfélkapcsolatai vezetője hozzátette, hogy a SAP, amivel az AB Consulting Group foglalkozik, egy ilyen integrált rendszer: ha a rendszer valamely moduljában változtatásokat eszközölünk az további más kapcsolódó modulokban is változást fog eredményezni. Jó példa erre az értékesítés folyamata, mely egy adott termék értékesítése esetén csökkenti a raktárkészletet, kiállítja a számlát a partnertörzsnek megfelelően, a számlát beküldi a NAV Online felületére és emailben kiküldi a vevő részére a számlát. Ahogy a fenti példákból is látszik, egy integrált ERP rendszer esetében minden mindennel összefügg, a modulok kommunikálnak egymással. Az SAP nem egy különálló rendszer, nem „szigetszoftver”, hanem egy integrált központi digitális mag.

Az agrárvállalkozások számára is előnyös lehet a bevezetés

Arra a kérdésre, hogy az ERP hogyan segíthet kifejezetten az agrárvállalatoknak az üzleti folyamatok optimalizálásában és az erőforrások hatékonyabb kezelésében, Kiss Fanni elmondta, hogy az agrárcégek esetében vannak szektorspecifikus területek, ahol ennek az integrált rendszernek létjogosultsága van. Ilyenek például a készletkezelési és a beszerzési területek, a pénzügy és a számvitel, de léteznek kifejezetten agrárspecifikus modulok is. Ezek közé tartozhat a termelés, a nyilvántartás, a jövedelmezőség, a növényvédelmi naplózás, a hatósági megfelelések, a nyomonkövetés, a növénytermesztési és állattenyésztési specialitások.

Magyar Balázs ezt azzal egészítette ki, hogy az integrált vállalatirányítási rendszereknek, ezen belül is a SAP-nek már annyi ügyfele és bevezetett rendszere van világszerte, hogy már ipagáranként léteznek ún. legjobb gyakorlatok. Az SAP egy olyan keretrendszer, ami – kis túlzással – bármilyen iparágra ráültethető. A korábbi tapasztalatok azt mutatják, hogy az agráriumban is nagyon jól használható, és az AB Consulting már egy saját template-tel is rendelkezik, a hazai ügyfeleknél bevezetett a legjobb gyakorlatok alapján, ezzel elősegítve a gyors implementációt és hatékony működést.

Minden országnak vannak sajátosságai, Magyarországon elég csak a NAV online-ra gondolni, vagy az elektronikus permetezési naplózásra, ami például azt is kimondja, hogy az egyes növényvédő szerekről külön naplót kell vezetni, hogy mikor, milyen dózisban lett kijuttatva a földterületre

– tette hozzá Magyar Balázs.

Hogyan néz ki az ERP alkalmazása a gyakorlatban?

A magyar szabályozás alapján bizonyos inputanyagokat, kizárólag megfelelő engedélyek birtokában lehet használni, illetve értékesíteni. Kiss Fanni elmondta, hogy az könnyen megtörténhet, hogy valaki bekopog az ajtón, és szeretne venni X kilogrammnyi rágcsálóírtó szert, de a rendszer azonnal beriaszt, hogy csak akkor lehet kiszolgálni ezt az embert, ha előtte bemutatta a vonatkozó hatósági igazolványait, és az értékesítő megbizonyosodott róla, hogy ez a személy rendelkezik olyan hatósági engedéllyel, vagy olyan végzettséggel, amely alapján eladható neki a kérdéses szer. A társaság vezérigazgatója kitért még egy fontos területre, a párhuzamos mértékegységek kezelésére, amely sokszor kihívások elé állítja a társaságokat. Mint mondta, ha például valakinek van egy darab sertése, akkor az önmagában még semmit se ér, ha nem tudja, hogy az hány kilogrammos, milyen a hasznosulása, vagyis mire lehet használni, mi abból a húsérték, mi abból a csontérték – magyarázta a szakember.

Magyar Balázs egy másik példával élve kifejtette, hogy amíg egy autógyártó cég autót gyárt az SAP-ban és autóalkatrészeket, addig sertéstenyésztő cég „sertést gyárt” a rendszerben, az alkatrészek megfelelői az állattenyésztés esetében pedig az állat egyes részei, mivel a keretrendszer jóformán ennyire rugalmas. Gyakorlatilag bármilyen üzleti tevékenységre és bármilyen cég folyamatait lefejleszthetjük, ezért fontos kimondani, hogy egy ilyen ERP nem csak a nagy gyártóknak hoz értéket, ma már megfizethető áron egy átlagos, közepes méretű cégnél is gond nélkül be lehet vezetni. Az AB Consulting Group Zrt. már rendelkezik azzal a rutinnal és keretrendszerrel, amely alapján bármilyen agrárvállalkozás számára össze tudnak állítani és le tudnak szállítani egy kész megoldást.

Kiss Fanni rámutatott, hogy a rendszer elterjedésének egyik korlátja, hogy a korábban felsoroltak és még sok más kifejezetten agrár specifikus kérdéskörről egy átlag magyar agrárcég nem is gondolja, hogy egy vállalatirányítási rendszerben ezeket egyáltalán le lehet kezelni. De ha még azt is gondolja, hogy az ERP-k képesek erre, akkor se biztos, hogy a SAP-t választaná erre a feladatra, mert azt nem szigetszerű célszoftverként növénytermesztés, állattenyésztés kezelésére hozták létre. Akik viszont belevágnak és elkezdik megismerni, használni ezt rendszert, megértik a „minden mindennel összefügg” logikát, egyre több olyan folyamatot szeretnének implementálni a rendszerbe, amit korábban 5-6 különböző rendszerben vagy csak papíron, excel táblákban tároltak. Az SAP-val az, hogy hogyan és milyen folyamatokat integrálnak, az az adott cég tudásán, szakértelmén, tapasztalatán múlik.

Nálunk megvannak hozzá a megfelelően képzett szakemberek, akik értik az agrárnyelvet, így könnyen szót értenek az ügyfelekkel és gyors bevezetéssel tudjuk kínálni ezt az ügyfeleink számára. Számos agrár célszoftver elérhető a piacon, de ezek jellemzően önálló megoldások, amelyek a vállalkozás egy adott termelési és üzleti területére fókuszálnak. Sok agrárcég úgy gondolja, hogy külön könyvelő, növénytermesztési, állattenyésztési és egyéb szoftverre van szüksége, pedig egy ERP-vel ezt mind egy közös platformon lehet kezelni

– emelte ki Magyar Balázs.

Már néhány év alatt megtérülhet a bevezetés

Egy új rendszer, új megoldás bevezetése előtt mindenki felteszi a kérdést, hogy ez mennyibe is fog kerülni neki, illetve mennyi idő alatt fog megtérülni. Ezzel kapcsolatban Kiss Fanni elmondta, hogy a bevezetés költségeinél rengeteg körülménytől függnek, kezdve a cégmérettől, a speciális agrár üzletágak komplexitásától, vagy azok számától. Nem mindegy, hogy egy agrárcégnél csak növénytermesztés és a termény értékesítése van, vagy állattenyésztéssel is foglalkoznak.

Számtalan dologtól függ mind az erőforrások, mind a költségek oldaláról. A potenciális ügyfélkörünk jellemzően a generációváltás küszöbén, vagy az azon éppen túllevő vállalatok, amelyeknél az újonnan érkező vezetők a korukból és életvitelükből adódóan is egy sokkal digitalizáltabb világban nevelkedtek, akik általában racionálisabb emberek, és nem érzelmi alapon gazdálkodnak

– magyarázta Kiss Fanni.

Általánosságban azért elmondható, hogy egy kisvállalati megoldás már körülbelül 10-30 millió forint között bevezethető. Egy integrált működésre vágyó középvállalatnál, ahol már van állattenyésztés, növénytermesztés, gyümölcstermesztés, ott megközelítőleg 50 és 200 millió forint közötti bevezetési költségről lehet beszélni. Az ERP bevezetésének megtérülési ideje pedig jellemzően 3-5 év, de a társaság tapasztalatai szerint a számláló csak a bevezetés után egy évvel indul el. Az ügyfelek az első évben még inkább azt szokták érezni, hogy ez egy teher, de amint megszerzik a szükséges rutint, kialakul a működési rend. A második évtől aztán elkezdődik az a megtérülés, ami a hatékonyság növekedésében, illetve az emberi erőforrások átalakulásában tud leginkább kicsúcsosodni: vagyis gyorsabban végeznek el dolgokat, és azok az emberek, akik korábban szinte csak adminisztráltak, innentől már sokkal értékesebb munkára is tudnak koncentrálni.

Ezzel kapcsolatban Magyar Balázs hozzátette, hogy az ERP implementálása óriási változás egy szervezet életében, ezért elengedhetetlen a jó változásmenedzsment. Egy ilyen bevezetési projekt a méretétől függően 6 hónaptól akár másfél-két évig is eltarthat.

A legnagyobbaknál, ahol sok üzletág van, amelyek adott esetben akár külön vállalkozásokba vannak szervezve, akár 2-3 év is lehet egy komplex bevezetési projekt. Maga a bevezetés minden esetben plusz munkát jelent a dolgozóknak, az első időszakban a mindennapi munkájukon felül ezzel is foglalkozniuk kell. Fontos kiemelni, hogy egy ERP bevezetése egy jó projektcsapat, megfelelő szintű vezetői elkötelezettség és jó változásmenedzsment nélkül nem tud megvalósulni, tehát a siker nagyban függ a cégek irányából érkező elköteleződés mértékétől, hozzáállásától

– mondta Magyar Balázs.

Az integrált vállalatirányítási rendszerek is folyamatosan fejlődnek

A fejlődés az integrált vállalatirányítási rendszereknél sem állt meg: a jövőben erre a területre is be fog törni a mesterséges intelligencia. Kiss Fanni elmondta, hogy az SAP piacon is folyamatosak a bejelentések, hogy a különböző területeken már építik be a mesterséges intelligenciát a szoftverbe. Ugyancsak várható a felhő mint technológia további térnyerése is, ám ennek egyaránt lesznek pozitív és negatív hozadékai. Újításként lehet még tekinteni a prediktív analitika, a különböző virtuális asszisztensek és a chatbotok megjelenésére is – sorolta a társaság vezérigazgatója, aki ez utóbbiak kapcsán hozzátette ezek egy ERP-nek kiegészítő elemei lehetnek.

Magyar Balázs hozzátette, a virtuális, beszéd alapú asszisztensek és robotfolyama-automatizációk egyre szervesebb részét képezik a felhasználók mindennapi életének. Az RPA az utóbbi egy évben rendkívüli népszerűségre tett szert, mivel a napi munkavégzés során mindenki találkozik ismétlődő, repetitív folyamatokkal. Az RPA kifejezetten ezekre a „nem szeretett” feladatokra kínál megoldást, robotok segítségével, automatizációval váltjuk ki ezeket a folyamatokat, ezzel jelentősen növelve a hatékonyságot.

Ezen technológiák közül már van, ami akár több éve része a rendszernek, de a felhasználási területe egyre szélesedik. Mindig azt szoktuk mondani, hogy minél több adat áll rendelkezésre, annál jobban lehet használni a rendszert. Például ez a prediktív analitikának az egyik legfontosabb előfeltétele: ha rendelkezésre áll elég adat, akkor a mesterséges intelligenciával rendkívül magas szinten lehet előrejelzéseket készíteni, például az időjárási adatok alapján táblaszinten a jövedelmezőséget, vagy termelékenységi számokat és mutatókat meghatározni

– ismertette Kiss Fanni.

A szakértők kiemelték, hogy az ERP implementálása terén nagyon fontos a dokumentált bevezetés, vagyis az, hogy az ügyfél teljes körű dokumentációt, felhasználói kézikönyvet, oktatási kézikönyvet, fejlesztési specifikációt, részletes tervet, koncepciótervet, kapjon a bevezetésre kerülő rendszerről. Kiss Fanni szerint ugyancsak nagyon fontos a kulcsfelhasználók megfelelő oktatása, illetve az, hogy mindegyik modulnak legyen meg a tulajdonosa a cégen belül, és ezek között lehetőleg ne legyen átfedés.

A bevezetés sikeréhez az is kell, hogy a vezetői oldalról legyen meg az elkötelezettség: vagyis legyen a projektnek szponzora, tulajdonosa, gazdája. A vezetők legyenek elérhetők, ugyanis sokkal nehezebb akkor dolgozni, ha az egyes döntésekre heteket kell várni. Az AB Consulting Group Zrt. szakemberei kiemelték, hogy egy, az ERP bevezetését tervező vállalkozásnak olyan szakértelemmel rendelkező csapatot érdemes választania – bármilyen platformot is szállít – aki ért az adott iparág működéséhez, iparági referenciával és a projekt leszállításához megfelelő certifikációkkal rendelkezik.